社内忘年会の幹事必見!相手別案内文の書き方と例文のまとめ!

忘年会の幹事を任され、大忙しの幹事さん。
幹事がはじめてならば困ることもたくさんあるでしょう。

忘年会の案内状一つとっても、
世間一般に書かれている雛形の案内状の形も知りたいし、
上司や上役の方への案内状の書き方、逆にあまり堅苦しくないくだけた文面など、
色んな形を知っておきたいと思うもの。

この記事では、幹事のあなたが案内文を作成するのに困らないよう、
案内文を書く時に気をつけること、幹事なら知っておくべきこと、
相手別案内文の例文まとめ集など、幹事さんの必要な情報をまとめています。

忘年会の案内文はこれさえ見れば完璧★
ぜひ参考にしてみてください。

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忘年会の幹事が案内文を書く時に気をつけること!

日程、場所などの詳細が決まれば、いよいよ案内状作成です。
案内文作成で特に気をつけるべき事項は次の5点です。

【案内文作成の注意事項】
1.件名はわかりやすく
2.必要情報はわかりやすく箇条書きに
3.出欠の確認をどうするかきちんと明記
4.出席キャンセルの締切もきちんと明記
5.参加費の徴収についても書いてあるとわかりやすい

1.件名はわかりやすく

必ず「忘年会のお知らせ」「忘年会のご案内」などのように、何についてのメールなのかわかるようにタイトルを付けます。関係ないことを書いてしまうと、開封されず、出欠確認が取れない可能性があるからです。
できれば、【要返信】など、さらに目を引く工夫をすると良いでしょう。

2.必要情報はわかりやすく箇条書きに

日時、場所、参加費など、このメールで伝えるべき重要項目は箇条書きにすることで伝わりやすくなります

3.出欠の確認をどうするかきちんと明記

忘年会に参加するかどうかの出欠の確認は幹事にとってはとても重要なことです。
参加できるのかできないのか、口伝えよりもメールや書類での返信の方が記録が残るため確実ということもありますので、いつまでにどこへ知らせるのかきちんと明記しておきましょう。案内メールに件名を変えずに返信してもらう形にしておくと1番便利です。

4.出席キャンセルの締切もきちんと明記

出席と返事していた場合でも、仕事の調整がつかなかったり体調を損ねたりして出席できないこともあります。いつまでに誰にキャンセルならば参加費がかからないのか、あらかじめ案内状に記載しておくと親切です。

5.参加費の支払いについても書いてあるとわかりやすい

できれば、参加費をいつどのように支払ってほしいのかも書いておくと、後から質問されることもなく、こちらから徴収メールを書くなど二度手間になることもないのでおすすめです。

その他に、案内に関して幹事が知っておくべきことも何点かあります。

まず、案内状の送付は忘年会の1ヶ月ぐらい前が理想です。
年末の忙しい時期に日程を空けてもらうためにも、早め早めに段取りをとっておくのがベストです。
場所の確保がまだでも、日程は早めに決めてしまうほうが皆のためにもなります。
どんなに遅くても2週間前までには案内状を出しましょう

また、出欠確認も1週間ほど余裕を見てあげたいものです。
そのためにもやはり早めに案内状を出すのがいいですね。

それから、出欠確認の締め切り間近になってもまだ返事のない人には、リマインドメールをおくってあげるのも気が利いています。
案内から忘年会まで日が空いてしまう場合の忘年会のリマインドメールもいいですね。
その際には忘年会が楽しみになるような工夫があるとなお良いと思います。

このように細部まで気遣いの届いたメールは、あなたに対する安心感や信頼感を高めますから頑張りたいですね。

【その他大事なポイントのまとめ】
・案内状送付は1ヶ月前が理想
・出欠確認には1週間ぐらいの猶予を
・出欠確認締切日・忘年会日のリマインドメールも効果的

忘年会の案内文、上司や社長にはどう書く?

上役の上司や社長に案内をお送りするのは、あまり経験がないと緊張してしまいますよね。
誤った言葉使いなどをして、気を悪くされると大変ですので慎重に行きたいところです。

ところで、忘年会の日時はどのようにして決定しましたか?
「職場のみんなの意見を聞いて、みんなの都合のいい日を選ぶ」のではなく、
社長や参加者の中で1番役職の高い人に都合の良い日をお伺いして決めるのがマナーです。

実際にお会いして、忘年会の日時を決定できれば一番良いのですが、
直接会う機会のないほど偉い立場であったり、多忙で対面する時間がない場合など、
文書だとより丁寧ですが、メールでお伺いすることもできます。
ただし、直属の上司に相談する、というステップを踏んでからが無難です。

・自社の社長に都合のよい日時をお伺いするメールの例文

〇〇社長

〇〇課の〇〇でございます。
今年も残り少なくなり、忘年会の季節になりました。
ご多用とは存じますが、〇〇社長にもぜひご参加いただきたいと思っております。
お忙しい中大変恐縮ではございますが、◯月◯日までに
下記の候補日の中でご都合の良い日をお知らせ頂けると幸いです。

◯月◯日、◯月◯日、◯月◯日
開始は共に19:00を予定しております。

署名
メール
電話

これは、上司や他の役員の方にも、宛名を変えれば使える例文です。

宛名について、「〇〇会社社長〇〇様」という言い方もありますが、
自社の社長の場合、単に〇〇社長という言い方で問題ありません
社長様と言うように、「敬称+様」の使い方はおかしく、
〇〇殿という言い方は目下の人に使う敬称で、失礼にあたりますので絶対に避けましょう

・自社の社長に都合のよい日時をお伺いするレターの例文

拝啓

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晩秋の候、〇〇社長におかれてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素は温かいご指導を賜り誠にありがとうございます。
今年も〇〇会社の忘年会を開催したく存じます。
つきましては、ぜひご参加を賜りたく、ご都合をお伺いする次第です。
誠に恐縮ですが、ご参加頂ける日程を、後日改めてお伺い致しますのでよろしくお願いいたします。

敬具

平成〇〇年〇〇月〇〇日
忘年会幹事 〇〇課 〇〇
メール 
電話

このように、拝啓、敬具と書くのは、お手紙の場合でメールには必要ありません。

日程が決まれば、決まった日付けで他の詳細事項も含めた本来の案内状をもう一度出します。
ただ、忘年会の様々な決定事項は、会社の慣習もあるでしょうから、前任の幹事や直属の上司に相談してすすめると、失敗を避けられて良いと思います。

・自社の社長への忘年会の案内メールの例文

〇〇社長

平素は温かいご指導を賜り、感謝しております。
今年の忘年会の幹事を勤めさせていただいております〇〇課の〇〇と申します。
つきましては、今年の忘年会を下記のように催したいと存じます。
〇〇社長のお越しをとても楽しみにしております。
ご多忙の折とは存じますが、本年もぜひご臨席賜りたくお願い申し上げます。

日時
場所 
電話

〇〇課 〇〇 (内線番号)
メール
電話

これも、宛名を変えれば他の上司にも使える例文です。
忘年会の場所に関するアクセスなども、地図を交えたり、リンクを貼るなどしてわかりやすくなるように工夫しましょう。

忘年会の案内文、例文をまとめてみました!

ここではいよいよ、社内向けの案内状の一般的な例文を紹介していきます。
ビジネスシーンですので、無礼講の忘年会といえども、ある程度節度を保ったものがよいと思います。

でも、中にはとてもフレンドリーな会社があったり、
会社にはそれぞれカラーがありますので、
前任者などに確認し、ふさわしい案内文を書けるようにしましょう。
特別に文書で提出することを決められていないならば、忘年会の案内はメールで十分です。

・社内向け一般的案内文の例文①

〇〇課 各位

お疲れさまです。
今年もいよいよ締めくくりの時期となりました。
つきましては、〇〇課内の親睦をはかるとともに、この1年の反省と来年への飛躍を祈念いたしまして 、
恒例の忘年会を下記の通り企画しました。
年末でご多忙中とは存じますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

日時:◯月◯日(◯) 〇〇時~
場所:〇〇◯ (ホームページのリンク)
参加費:〇〇円

出欠の連絡をこのメールの返信にて◯月◯日までにお知らせください。
会費は◯日までに〇〇までお持ちいただけますようお願い申し上げます。
なお、参加のキャンセルは忘年会の◯日前◯時までに〇〇にお知らせください。
それ以降のキャンセルは会費の返金ができませんのでご了承ください。

署名(内線番号) 
メール
電話

・社内向け一般的案内文の例文②

お疲れ様です。
さて、平成◯◯年も残すところあとわずかとなりました。恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡致します。
今回も楽しい企画を沢山用意しておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

日時:◯月◯日(◯) 〇〇時~
場所:〇〇◯ (ホームページのリンク)
参加費:〇〇円

出欠についてはこのメールの返信にて、◯月◯日までに幹事〇〇へお知らせください。
件名を変えずに送信をお願いします。

〇〇部 〇〇 (内線〇〇)
メール
電話

・社内向け一般的案内文の例文③

〇〇部各位

皆さま、お疲れさまです。

親睦と交流を兼ねた忘年会を企画致しました。
日頃はなかなか一堂に会する機会もございませんので、年末のお忙しい時期ではありますが、万障お繰り合わせの上、ご参集ください。

日時:◯月◯日(◯) 〇〇時~
場所:〇〇◯ (ホームページのリンク)
参加費:〇〇円

出欠の連絡を件名を変えずにこのメールの返信にて◯月◯日までにお知らせください。

署名

・忘年会案内状社内書類形式での例文

                    
                               ◯年◯月◯日
〇〇課 各位
                                 ◯◯課 〇〇
             

忘年会のご案内

 
師走の候 皆様におかれましてはますますご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、今年も恒例の忘年会シーズンとなりました。今年は例年になく豪華な景品が当たるゲームを用意し、下記の通り開催いたします。
つきましては、この一年の反省と来年へのさらなる飛躍を祈念いたしますとともに、〇〇課内の親睦をはかりたいと存じます。
年の瀬を迎え、何かとご多用とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
 

               

日時 
場所 
会費
                                  以上

・同期社員や、アットホームな雰囲気の職場の場合の忘年会案内の例文

〇〇社の皆さん、お疲れさまです。
〇〇部の〇〇です。
今年も恒例の忘年会を企画しました。
なかなかみんなで集まることはないので、普段話せない人とも仲良くなれるチャンスです。
みんなで楽しく飲んで食べて、盛り上がりましょう!

日時
場所 
参加費

出欠の連絡はこのメールの返信にて◯日までにお願いします。

署名

多少くだけた文面では以下のような決まり文句を差し替えることによって、オリジナルな文章も作れます。参考にしてみてくださいね。

「憂さを晴らして、来年心機一転頑張れるよう、心から楽しめる企画を考えています。」
「忙しいこの時期だからこそ、くつろげる時間を共有しリフレッシュしましょう。」
「今年一年苦楽をともにした仲間と労をねぎらい合い、新たな年への活力を得ましょう。」
「豪華な食事とお酒を存分に楽しんで年忘れと決め込みましょう。」

まとめ

案内状作成における注意点、いくつかの例文の数々を見ていただけたら、
大体忘年会の案内状がどういうものかお分かりいただけたのではないでしょうか?
どの程度堅い文章にするのかは、あなたの職場のカラー次第。
周りの人とも相談して、ぜひ素敵な案内文を書いてみてください。
最後までご覧いただきありがとうございました。

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